conferências virtuais trazer grandes economias, exigem inovação e criatividade

No início deste ano, a Cisco Systems realizou uma reunião anual de vendas – mas desta vez não tossir o dinheiro para as pessoas de vendas para voar em de todo o mundo ($$$), os táxis de granizo ($), ficar em quartos de hotel ( $$$), comer três refeições por dia ($$) e passar alguns dias juntos em um centro de conferências ($$$$) por alguns dias.

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Em vez disso, optou por uma conferência virtual, um evento baseado na Web que trouxe cerca de 20.000 funcionários de vendas em conjunto em um ambiente on-line, que incluiu sessões virtuais, recursos de bate-papo e até mesmo alguns jogos interativos muito competitivos ligados ao conteúdo da conferência. Claro, não era o mesmo tipo de oportunidade de networking que as pessoas de vendas se acostumaram a no mundo real e, certamente, houve quem diria que a conferência não foi tão eficaz porque faltava a interação face-a-face .

Mas Cisco chamado o evento um sucesso – e não apenas porque eles foram capazes de retirá-lo por menos de 10 por cento do custo do evento físico, de cerca de US $ 4.500 por pessoa, para menos de US $ 400 por pessoa. Como um primeiro de seu tipo de evento dessa magnitude, ele também ofereceu alguns insights valiosos, usando análises em tempo real, sobre o que é preciso para manter as pessoas envolvidas e interactivos e que tipo de informação era a mais valiosa. Através dos dados, gestores de eventos sabia quando os participantes clicado afastado durante uma parte lenta de uma palestra, quando uma sessão extra pareceu ganhar um pouco de energia entre os participantes e quais eram os temas de interesse em sessões de chat executivos.

Claro, a organização de um evento em um centro de convenções não é tarefa fácil mas também não é esse tipo de evento. O torno do relógio quatro dias de evento reuniu 20.000 funcionários de todo 104 países em 24 fusos horários. Incorporou sessões via WebEx e palestras via Cisco IPTV, assim como 124 sessões de chat entre executivos e participantes. Duro no trabalho por trás das cenas foram o pessoal da InXpo, que fornece a plataforma de tecnologia para retirar os eventos virtuais em tempo real, e o pessoal da GPJ, a empresa de marketing que surgiu com as idéias para manter os participantes envolvidos e interessados em um evento on-line, incluindo a ideia de um jogo.

O objetivo desses eventos é “educar, compartilhar, interagir, motivar e inspirar as equipes de vendas” e um jogo de realidade alternativa competitiva chamado “The Threshold” parecia caber a conta, especialmente considerando o maior demográfico de vendas é um-30 algo do sexo masculino com uma vantagem competitiva. Eles tinham sido esperando por 7.000 participantes ativos – obteve 13.000.

Foi uma experiência de aprendizado, disse a empresa. Agora, as equipes sabem o que funcionou eo que não funcionou e pode ir para trás e construir um melhor evento para a próxima vez. E, claro, haverá uma próxima vez – para a Cisco e outros, também. Em um relatório divulgado em outubro, Forrester Research, disse que reuniões virtuais pode ser “uma ferramenta de marketing eficaz para alcançar audiências globais” e que tire as “fronteiras geográficas físicas em termos de distância, bem como outras restrições, tais como vistos, passaportes, atrasos de vôo, questões de segurança e preocupações de segurança.

Mas Cisco também entende que ainda haverá a necessidade de eventos físicos e vê o evento virtual como mais um complemento, em vez de uma substituição. Talvez as equipes de vendas poderia encontrar em menor escala regional, mas praticamente em uma escala global. Ou talvez o evento anual é aparado para baixo a menos participantes no local e, mas reforçada para mais participantes para participar remotamente – uma abordagem híbrida verdade.

Independentemente disso, há uma economia real de ser encontrado em conferências virtuais – e só porque isso não aconteceu em Las Vegas, New Orleans ou San Francisco, não significa que ele tem que ser menos de um evento.

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